Digital processledning under och efter covid-19

16 Juni, 2020

Covid-19 försatte närmare hälften av jordens befolkning till karantän. När resor och fysiska möten inte längre var möjliga var vi, likt många andra, snabba på att hitta alternativa lösningar och arbetssätt. Ett av dem är digitala workshops – något som kommer att behållas i processledning även efter corona. Här berättar vi hur och varför samt vad vi lärt oss.

För ett arkitektkontor och tillika konsultverksamhet är kundrelationen a och o, varpå processledning är ett bärande element i vårt arbete. Kundmöten och workshops är nyckeln till en optimal process. Hur skulle detta genomföras när det inte längre var möjligt att samlas?

 

För 1,5 år sedan lanserade White en helt ny digital miljö, vilket gav företaget verktyg och förutsättningar att hålla ihop medarbetare, arbeta tillsammans och genomföra möten trots fysiska avstånd.

quote
Eftersom vi var vana att arbeta digitalt och snabba på att lära oss nya verktyg hade vi ett försprång i omställningen som föranleddes av corona. Att ställa in planerade workshops var aldrig ett alternativ.
Peter Leuchovius, CIO på White

Digital processledning hade däremot inte beprövats i någon större utsträckning och precis som många andra i denna nya och ovanliga situation funderade vi över hur det skulle bli och hur kunder skulle ta emot det.

 

– En farhåga när man byter analoga metoder mot digitala handlar ofta om man kommer att kunna uppnå samma nivå av kreativitet och kontakt.

quote
Kommer man att kunna aktivera sinnen och skapa en tillitsfull atmosfär genom det digitala frågar sig många.
Elin Haettner, projektledare digital utveckling på White

Men med facit i hand har vi lyckats hålla affärer och kundrelationer igång. Projekt har kunnat fortsätta i samma takt och leveranserna har legat på samma höga nivåer som innan pandemin.

 

Kunder har varit väldigt positivt inställda och resultatet är att det varit en fin resa där vi lärt oss tillsammans. Vi tror att några av framgångsfaktorerna är att vara medveten om utmaningarna som övergången från det fysiska rummet till det digitala medför och att samtidigt vara nyfiken på att hitta lösningar.

Även om det digitala inte kommer att ersätta det fysiska, så har bolaget hittat metoder att få till kreativa, demokratiska och effektiva möten utan att behöva transportera sig och ses fysiskt.

 

 

Här nedan följer tre case, där vi berättar lite mer ingående hur vi arbetar med digital processledning samt vilka lärdomar vi tagit med oss.

 

En av de digitala workshops som Lisa Wistrand har genomfört var tillsammans med ett kommunalt fastighetsbolag. Syftet var att enas kring en gemensam målbild och inriktning för arbetet och processen för utvecklingen av Kronogården. Inför workshopen hade Lisa bett deltagarna att reagera på det material White tagit fram, vilket gav dem tid att hinna tänka, smälta och förbereda. Detta blev utgångspunkten för det samtal som sedan fördes via Zoom och Miro.

 

– I grund och botten handlar det egentligen bara om att våga och lägga tid på att verkligen utforska och lära sig de olika verktygen och hur de kan kopplas ihop. Att vi har genomfört digitala workshops gör oss inte till proffs, men för att inte tappa fart i arbetet fanns det inga alternativ än att bara ge sig hän. Man lär sig hela tiden och vi lyckas få till kvalitativa samtal och resultat, säger Lisa Wistrand, samhällsplanerare på White.

quote
Responsen från kund har varit positiv, då vi lyckas hålla farten, kreativiteten och kvaliteten uppe trots pandemin. En annan positiv aspekt är att alla deltar på samma premisser.
Lisa Wistrand

Maria Olsson har genomfört fem digitala workshops i en förstudie tillsammans med Akademiska Hus och Luleå tekniska universitet. Det är ett uppdrag som vi vann mycket tack vare att vi kunde beskriva vår kreativa process – hur vi arbetar i Whites idéprocess.

 

– Workshops var en förutsättning för att genomföra uppdraget, men i och med corona fick vi tänka om kring själva genomförandet. Det har fungerat väldigt bra och det är lätt att få ett demokratiskt underlag tack vare att alla kan göra sin röst hörd, säger Maria Olsson, arkitekt på White.

quote
Vi använder oss av Mural som verktyg i våra workshops för att åstadkomma en kreativ process med ett tydligt syfte som driver projektet framåt.
Maria Olsson

Barbara Vogt fick i uppdrag av ett par byggherrar att ta fram en utvecklingsplan för en befintlig science park. Då de inte kunde ses i verkligheten avsatte Barbara tid åt att titta på instruktionsvideor och utvärdera olika verktyg. Även hon fastnade för Mural.

 

– Det är alltid en liten utmaning i att få tekniken att fungera för alla. Viktigt är att alla har en bra internetuppkoppling och kan ha på video, annars blir det svårt med medverkan och inkluderandet, säger Barbara Vogt, partner och arkitekt på White.

quote
Fördelen med digital workshop är att alla kan peka på en och samma skärm och att det blir lättare att ”gå till whiteboarden och skissa och skriva till någon” än i verkligheten.
Barbara Vogt

Fem tips inför digitala workshops

  1. Våga testa och lägg tid på att utvärdera vilket verktyg som lämpar sig bäst för ändamålet och lär dig dem. Det finns många bra templates och instruktionsvideor.
  2. Ordentliga och strukturerade förberedelser. Det måste finnas ett strukturerat körschema med tydligt mål och med utrymme för sammanfattning, diskussion och beslut.
  3. Testa den digitala workshopen internt först för att bli varm i kläderna och skifta mellan olika verktyg som kompletterar varandra, t.ex. ett för diskussion och ett annat för att rikta sig åt specifika frågor.
  4. Skicka ut inbjudan i god tid med tydliga instruktioner och även en liten övning, så att deltagarna kan bekanta sig med verktyget och testa tekniken.
  5. Ta hjälp. Det är mycket enklare att leda en workshop om man är två eller tre personer. En som leder, en som ansvarar för verktyget/verktygen och en som för anteckningar.

 

Kontaktperson

Peter Leuchovius

Peter Leuchovius

CIO

CIO

Göteborg

peter.leuchovius@white.se

+46 31 60 86 03

English
Svenska