DeepDive: Framtidens arbetsplats för människa eller maskin?

27 januari, 2020

Våra arbetsplatser och arbetssätt blir allt mer digitala. Samtidigt tycks inte framtiden ”vara här” riktigt än, åtminstone inte om man jämför med de science fiction-visioner om 2000-talet som kulturen gett oss. Men vad väntar egentligen runt hörnet? Vi satte oss ned tillsammans med Magnus Lindgren, inredningsarkitekt, och Peter Leuchovius, Chief Information Officer, för att fråga ut dem om framtidens arbetsplatser.

På White säger vi att vi designar arbetsplatser för människorna i centrum. Hur blir det med det i takt med att allt blir mer digitaliserat?

”Det kommer bli ännu viktigare”, säger Magnus. ”Jag skulle säga att människan länge anpassat sig efter tekniken, som liksom sprungit framför oss medan vi försökt hålla jämna steg och anpassat oss efter den. Någon uppfinner videosamtal över internet, vi skapar videokonferensrum. Datorn blir bärbar, vi börjar med aktivitetsbaserade kontor där alla ska kunna jobba överallt. Allting går snabbare och vi har inte hunnit med. Istället för hjälpmedel har det ibland känts som en tävling mellan människa och maskin där vi har inte utgått ifrån människans behov utan snarare teknikens. Jag tycker vi börjar se ett skifte nu, där människan återigen hamnar i centrum. Tvärtemot vad vi kanske tidigare sett framför oss, så kommer inte vårt behov av fysiska möten försvinna i takt med en ökad digitalisering, snarare tvärtom”.

 

Men är det verkligen på arbetsplatsen de här mötena kommer ske? Behövs kontoren när vårt arbete är så digitalt?

”Ja! Men då menar vi att kontoret eller arbetsplatsen är mer än en fysisk plats”, säger Peter. ”Det är snarare en tjänst, en känsla och en kultur. En förutsättning är att allt tekniskt bara ska fungera utan att man behöver tänka på det – och här finns det fortfarande en del att göra. Vi ser också att människor ställer mer krav på att sånt som inte är direkt relaterat till arbetet ska kunna tillgodoses i anslutning till arbetsplatsen, som då måste se till att andra saker i livet fungerar, som träning eller ärenden man måste göra. Vi har länge tagit med oss jobbet hem men vi kommer mer och mer ta med oss vårt hem, eller övriga liv, till jobbet”.

Släng inget - återbruka! På det livliga nya kontoret för Energimyndigheten har 73% av möblerna en historia på myndighetens tidigare kontor, men som fått ett andra liv i ett helt nytt inredningskoncept som främjar lycka på jobbet.

”Alltså anledningen till att man ändå skapar trevliga fysiska kontor är att då väljer medarbetarna att gå dit och prata med varandra”, fortsätter Magnus. ”Vi är flockdjur och i det fysiska mötet uppstår kultur, vilket är det som får människor att vilja stanna kvar, känslan av tillhörighet och delaktighet. De yngre generationerna söker dessutom meningsfullhet på helt andra sätt än tidigare generationer. Arbetsuppgifterna måste kännas meningsfulla, men även platserna – annars kommer folk inte gå dit. Särskilt eftersom majoriteten av arbetsuppgifterna kan göras på distans. Att arbetsgivare idag lägger ner stora resurser på att skapa trevliga kontor, även om mycket av vårt arbete är digitalt, handlar alltså inte om att man är bakåtsträvande eller teknikfientlig, utan för att man har förstått att det digitala aldrig kommer att helt kunna ersätta det mänskliga behovet av fysisk interaktion”.

 

Hur kan tekniken hjälpa oss att skapa de här meningsfulla platserna då?

”Vi ser hur allt fler byggnader blir intelligenta och kan mäta och ändra sig efter brukarnas behov”, säger Peter. ”Fler och fler produkter är uppkopplade och ger ifrån sig data, vilket innebär att vi kan mäta och analysera allt större delar av vår dagliga aktivitet. I branschen talar man ofta om digitala tvillingar, det vill säga att det finns en digital kopia av en byggnad, och att den kopian kommunicerar med den verkliga byggnaden på olika sätt. Med hjälp av sensorer skickas data från byggnaden till den digitala tvillingen. Det gör att man lättare kan planera drift och underhåll och till exempel minska energiförbrukningen och spara på miljön. I takt med att AI och ’machine learning’ på allvar börjar användas kan byggnaderna sköta sig själva betydligt mer och även anpassa sig till de personer som befinner sig i huset vid en viss tidpunkt. Ta bara en sådan sak som att kontoret blir kallare mot kvällen när det inte är så många som är kvar. Då kan byggnaden på egen hand reglera temperaturen så de som är kvar och jobbar sent inte fryser.”

 

”Den här utvecklingen innebär att vi kommer få bättre svar på hur de fysiska miljöerna faktiskt används, och vilka behov människor faktiskt har”, säger Magnus. ”Om vi märker att vissa rum används mer än andra kan vi anpassa de underutnyttjade rummen efter insikter vi får av datan från de välanvända rummen. Det kanske visar sig att temperaturen håller en viss grad, att mängden dagsljus är bra, eller att möblerna är skönare att sitta i. Då kanske fler rum i byggnaden borde se ut så.”

En större del av samhället är uppkopplat idag, vilket innebär att vi kan mäta och analysera allt större delar av vår dagliga aktivitet. I takt med att AI och ’machine learning’ på allvar börjar användas kan byggnaderna sköta sig själva betydligt mer.
Peter Leuchovius, Chief Information Officer på White

Vissa människor ser på AI och robotar i vårt arbetsliv med storslagen entusiasm. Andra är rädda och/eller teknikfientliga. Hur kan vi med design bidra till en mer nyanserad inställning till utvecklingen?

”Vi behöver bli lite mer medvetna om vår egen historia!”, börjar Peter. ”Robotar handlar om automatisering och det har vi alltid sysslat med. Det är ingenting nytt nu annat än att tekniken närmar sig det vi uppfattar som liv eller mänskligt. Det ställer dock krav på att vi designar fysiska miljöer med omsorg om oss som faktiskt lever.”

 

”Precis!”, fyller Magnus i. ”När jag gjorde en sammanställning av digitala företag och unicorn-företag [startups som värderas till 1 miljard dollar] som hade fått nya inredningar upptäckte jag att deras miljöer var materiella och taktila, alltså väldigt fysiska, trots att deras produkter är så digitala. Vi ser inredningskoncept med namn som cirkus, industrin, parken, staden. Det handlar både om hur vi som arkitekter tänker på utformningen, men också hur man kommunicerar rummets tilltänka funktion till den som ska använda det. Kallar man ett område på kontoret för ’bikupan’ förstår människor att där kommer det vara full aktivitet, folk kommer vara i rörelse och prata med varandra. Ett rum som kallas ’Oasen’ är något helt annat – kanske ett tyst rum? Även om de här rummen är fulla med digitala hjälpmedel så upplevs de som mänskliga, och blir därmed lättare att ta till sig.”

På Teleperformance är det till största del unga personer som jobbar och för många är det deras första jobb. Det ger möjligheter till lite andra arbetssätt, med sociala ytor och flöden som fungerar både för arbete och bjuder in till interaktion.

”Det handlar förstås även om hur de digitala verktygen är designade”, säger Peter. ”Sony har till exempel visat upp robotar i form av bollar som rullar fram till anställda som de känner igen när de kommer till kontoret, som man också kan klappa. Människor har ett behov av att röra vid saker. Om vi interagerar på ett mer intuitivt, fysiskt och mänskligt sätt med till exempel en AI-assistent på jobbet så kommer det kännas mer naturligt än att bara prata rakt ut i luften till en högtalare eller datorn. Tekniken håller alltså på att bli mer mänsklig och behöver bli det för att vi ska uppskatta den”.

 

”Det går inte heller att komma ifrån att det finns generationsskillnader här”, tycker Magnus. ”I ett kunduppdrag intervjuade vi de unga anställda om de kände till vad AI var. En av dem svarade att hen inte visste, men efter viss förklaring svarade samma person att de höll på ’att lära upp en’ i deras team. Ordvalet var intressant, tycker jag. Istället för ord som ’programmera’ eller ’uppdatera’ så behandlades AI:n som en medarbetare och inte ett verktyg. För yngre generationer så existerar inte skillnaderna mellan online och offline samt digitalt och analogt på samma sätt som för oss.

Jag tycker vi börjar se ett skifte nu, där människan återigen hamnar i centrum. Tvärtemot vad vi kanske tidigare sett framför oss, så kommer inte vårt behov av fysiska möten försvinna i takt med en ökad digitalisering, snarare tvärtom.
Magnus Lindgren, inredningsarkitekt

Året är 2020 och vi har bilder i våra huvuden att det skulle se annorlunda ut: från flygande taxis till robotar i humanoiduttryck. Så ser det inte ut. Hur påverkas ni av gamla science fiction-föreställningar när ni designar morgondagens arbetsmiljöer?

”Mycket av vår science fiction dras med ett stort problem, den utgår nämligen alltid ifrån det vi redan vet”, säger Peter. “Tänk en film som utspelar sig 200 år in i framtiden. Människor bor i rymden, samhället är helt omvälvt, pengar finns inte, helt nya religioner och politiska systemet styr. Samtidigt går alla runt med små skärmar i fickan eller använder små cd-skivor – inte särskilt radikalt. Man underskattar alltid teknikutvecklingen men överskattar människors förmåga att förändras. Vi är fortfarande ett gäng apor även om vi har skärmar. Morgondagens teknik kan vi inte ens föreställa oss!”.

 

”Så är det!”, fyller Magnus i. ”Som jag nämnde innan så söker vi mer taktila upplevelser och koncept som ger oss trygghet. Det är väldigt fysiska, det vill säga mänskliga koncept. Så som den ser ut i filmer är den futuristiska stilen mer klinisk och dessutom förknippad med ohållbara material, som formgjutna plastskal som väggpaneler och kromade ytor vilket också bidrar till att vi inte ser så mycket av den. Den typen av miljöer är snarare försök till förkroppsligande av datorn eller maskinen snarare än något mänskligt. Då är det bättre att försöka efterlikna naturen”.

Framtidens arbetsplatser ska vara:

MENINGSFULLA
Det ska kännas meningsfullt att arbeta, och det gäller både arbetsuppgifterna och platsen vi befinner oss på när vi utför dem. Känns det inte meningsfullt att gå till kontoret så kommer vi helt enkelt inte gå dit. De funktioner som krävs för att man ska kunna utföra sitt arbete måste finnas där, och de ska fungera. I mötet med andra uppstår kultur och mening, och på arbetsplatsen träffas medarbetare på ett naturligt sätt.

 

VÄRDESKAPANDE
Vill vi att de miljöer vi rör oss i ska spegla våra egna och vårt företags värderingar, vilket blir allt viktigare. Miljöerna måste signalera att vi lever som vi lär. Om hållbarhet är viktigt för oss måste vår miljö vara byggd av hållbara material. Ett idédrivet företag måste erbjuda mötesplatser som inbjuder till och stimulera kreativa diskussioner – inte sterila mötesrum.  Likaså går det att skapa värde för andra än bara medarbetarna, till exempel genom att låta andra personer använda lokalerna efter arbetstid.

 

HÄLSOSAMMA
Många förväntar sig att må bra av att arbeta och att miljöerna vi rör oss i är bra för oss. Ljud, ljus, möjlighet till bra mat, motion, utomhusvistelse och möjlighet att träffa sina medarbetare på ett avslappnat sätt bidrar till vårt välmående och prioriteras högt.

 

CIRKULÄRA
Cirkuläritet är avgörande för en hållbar framtid. Materialen måste genomgående vara hållbara och med tanken att de ska kunna användas i nya sammanhang i framtiden. Hur avfall sorteras och används är centralt, och likaså utformningen av avtal för energi och mat.

 

FLEXIBLA OCH HA SPECIFIKA KVALITETER
För att trivas måste man kunna påverka sin arbetsplats. Medarbetare måste tillåtas ”prototypa” i vardagen. På så sätt kan idéer om nya funktioner och platser i lokalerna testas snabbt i liten skala, för att sedan göras i större skala om medarbetarna upplever att det fungerar.

English
Svenska